Zoeken
  • Marlies Klooster

Hoe we de aantallen pdf-bestanden eindelijk zien dalen

Bijgewerkt: 20 aug 2020

En dan is er eindelijk het moment dat we in onze rapportages dalende aantallen zien.

Een mooi moment: het lukt ons! De aantallen pdf-bestanden op de website van www.gemeentewestland.nl nemen sinds mei met zo'n 100 stuks per maand af. Het forse aantal uit februari 2020 is intussen bijna gehalveerd. Deze dalende trend is een blijvertje.


Ik zal hier heel globaal schetsen wat onze aanpak is. Allereerst hebben we geïdentificeerd welke soorten pdf-bestanden er waren op inhoud. Rapporten, ruimtelijke plannen, beleidsmemo's, jaarverslagen etc. Die plotten we op de verschillende clusters binnen de gemeente zodat duidelijk werd hoe de taart is verdeeld en om zo het gesprek te kunnen starten. In overleg met die afdelingen bepaalden we heel globaal wat een alternatief zou zijn voor die sets aan bestanden op de website.


Hoogover kwamen we tot oplossingen als: opruimen ('ehm, het bestand is uit 2007 en het afgelopen jaar 1 keer bekeken... door mij'), verwijzen naar een landelijke voorziening of website, bijvoorbeeld www.officielebekendmakingen.nl of www.ruimtelijkeplannen.nl (die zelf helaas nog niet voldoet, iets met uitstel en Omgevingswet, gaat goed komen!). Of publiceren in html, werken met een samenvatting of het bestand alleen op aanvraag leveren als het echt niet anders kan. We hebben bijvoorbeeld een applicatie waar niet elke mogelijke gebruiker in kan, dus een dump met alle info uit die applicatie kan via info@ worden opgevraagd.


De focus lag op de bestanden die na 23 september 2018 waren gepubliceerd, want eigenlijk hadden er vanaf dat moment uitsluitend nog digitaal toegankelijke pdf's gepubliceerd mogen worden. Maar als het team een bestand 'beetpakte' keken ze meteen naar de hele pagina. En zo ontstond er een vliegwiel-effect: zo tackelden ze niet één maar soms wel vijf bestanden tegelijk. Toen we begonnen aan de lijst met de minst bekeken pdf-bestanden (lang leve SiteImprove waar je alle mogelijke rapportages uit kan draaien) bleken de meesten al te zijn 'verdampt'.



Daarnaast hadden we het geluk dat de gemeente een mooie applicatie in huis bleek te hebben waarin je Word-documenten kan creëren aan de hand van een sjabloon: Smart Documents. De beheerders hiervan bleken ook nog eens twee supergemotiveerde collega's die in korte tijd nieuwe sjablonen maakten: digitaal toegankelijk én in huisstijl. Zolang nog niet alle afdelingen applicaties tot hun beschikking hebben die een 'digitaal toegankelijke output' hebben, kunnen we toch al veel ondervangen met deze Word-sjablonen. De word-documenten moeten we vervolgens wel zorgvuldig converteren à la de methode die de InternetAcademy ons leert.


En tot slot, afspraken maken en delen. Hoe doen we het vanaf nu? Helaas waren sessies en bijeenkomsten met als het even kan een gezellige lunch of borrel totaal niet aan de orde vanwege corona. Dus toen heb ik een webinar gemaakt. Aan de hand van een presentatie in powerpoint leg ik uit hoe we het vanaf nu doen met websites en pdf-bestanden. En die geef ik tot op de dag van vandaag, aan wekelijks zo'n 5 - 15 collega's waarbij ik hun aan het einde tot ambassadeur digitale toegankelijkheid bombardeer. Onweten kan niet meer ;)


Er is nog veel te doen. We willen vooral verder met de andere websites die we hebben, kunnen we qua platform nog meer integreren en het beheer vergemakkelijken? We willen met ons Toegankelijkheidspanel verder werken aan oplossingen voor de problemen die zij ervaren. We hebben behoefte aan meer variatie in ons CMS zodat we meer soorten publicaties kunnen maken in html.

Kortom, wat ons betreft is 23 september 2020 geen einddatum, maar de begindatum van een digitaal toegankelijk tijdperk.


234 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven